弊社へお見積りやご依頼時には、ご利用中のサーバーなどのログイン情報をお知らせいただく事がございます。
また、それ以外にも原稿やロゴデータなどウェブサイト制作に必要な様々なデータをメールやオンラインストレージを利用してお送りいただく事になります。
その中には公開前の情報もあり、万が一第三者の手に渡ってしまい公開前にSNSで拡散されてしまうなど悪用されるリスクは極力避けるべきです。
この対策として弊社～お客様間のオンライン上でのデータのやり取りをする為に、そのデータはパスワード付ファイルとして送受信する事を推奨します。
パスワード付ファイルの用意と送信
弊社～お客様間のオンライン上でのデータのやり取りをする場合は、以下の手順で送信してください。
文章ファイルなど比較的軽いファイル
- パスワード付ファイルの用意
- パスワード付ファイルを作成します。
- データ送信
- 1で用意したファイルを、メール添付で送信しても構いません。この際、データの重要度が低いものは、ファイルを開く為のパスワードを記載して送信しても構わないと思います。
ログイン情報など重要度の高いファイルは、このメールに記載せず別メールでパスワードを知らせてください。
- 重要度の高いファイルは別メールでパスワードを知らせる
- 2とは別のメールで解凍パスワード・文章を開く為のパスワードを送ります。このパスワードは、直接記載でOK。
画像・デザインデータ・複数ファイルをまとめた圧縮ファイル
- パスワード付ファイルの用意
- パスワード付ファイルを作成します。
- オンラインストレージにアップロード
- 1で用意したファイルを、にアップロードします。この際、ダウンロードパスワードを設定してください。
この時設定したパスワードと表示されるダウンロードURLは、必ずコピー&ペーストで、テキストファイルに保存しましょう。
- ダウンロードURLとダウンロードパスワードの送信
- 2で取得した、ダウンロードURLとダウンロードパスワードをお知らせくださ。この際、データの重要度が低いものは、ファイルを開く為のパスワードを記載して送信しても構わないと思います。
ログイン情報など重要度の高いファイルは、このメールに記載せず別メールでパスワードを知らせてください。
- 重要度の高いファイルは別メールでパスワードを知らせる
- 2とは別のメールで解凍パスワード・文章を開く為のパスワードを送ります。このパスワードは、直接記載でOK。
パスワード付ファイルの用意と作成
パスワードの決定
パスワードはローマ字の大文字小文字・数字・記号をランダムに並べた10桁以上の文字列である事が適切です。ここで使用するパスワードも、同じ規則で決定しましょう。またいつも同じパスワードを使いまわすことはやめましょう。この様なパスワードを自動生成して管理するソフトウェアがございますので、これを活用すると良いでしょう。
文章ファイルの場合
単一の文章ファイルを送信する場合は、その文章ファイル自体のパスワード保護機能を使って、パスワードを設定すると良いでしょう。もし以下の様なパスワード保護機能が無い文章編集ソフトをご利用の場合は、単一でも画像・デザインデータ・複数ファイルの場合の方法で送信すると良いでしょう。
MicroSoft WordやExcelを利用
代表的なオフィス文書作成ソフトのMicroSoft WordやExcelには、保存の際にパスワードを設定する機能がございます。これを利用して、パスワード保護付きの文章ファイルを作成する事ができます。
※ パソコン工房NEXMAG 様のウェブサイトにリンクします。このリンクは2024年4月時点有効なリンクで、未来において削除される可能性がございます。
Adobe Acrobatを利用
PDFの開発元である、Adobe AcrobatではWordやExcelの他、テキスト形式のファイルからもPDFが作成できます。
.txtで作成したファイルをAdobe AcrobatでPDFを作成し、このPDFに対してパスワードを設定します。
※1 無償で使えるAcrobat Readerは、PDFの閲覧と印刷の機能が利用できるもので、作成は出来ません。
※2 Adobeの公式サポートページにリンクします。このリンクは2024年4月時点有効なリンクで、未来において削除される可能性がございます。
画像・デザインデータ・複数ファイルの場合
比較的ファイルサイズが重い、画像・デザインデータや複数ファイルの場合は、ファイルアーカイバ(圧縮・解凍ソフト)を利用してパスワード付のZIP形式で保存したものを送信してください。
Windowsも、Macもファイルアーカイバは標準で利用できますが、Windowsの場合は、標準のファイルアーカイバでZIPファイルにパスワード設定する事は出来ません。ただ、無償利用できるファイルアーカイバがございますので、これを利用する事でパスワード付のZIPファイルを保存できます。Macのファイルアーカイバは、OS X Leopard以降であれば標準でパスワード設定する事が出来ますが、少々面倒です。
Windowsの場合
上記の通り、標準のファイルアーカイバでZIPファイルにパスワード設定する事は出来ません。以下のソフトウェアをインストールしてパスワード設定します。
7-Zip
※ どちらも7-Zipの日本語公式サイトにリンクします。このリンクは2024年4月時点有効なリンクで、未来において削除される可能性がございます。
Macの場合
Macでは、OS X Leopard以降であれば標準でパスワード設定する事が出来ます。但しパスワードなしでZIP圧縮する方法よりも、若干手間がああります。
※ TCD様のウェブサイトにリンクします。このリンクは2024年4月時点有効なリンクで、未来において削除される可能性がございます。