このページの内容は次のお客様に関係があります。
- WordPressでWebサイト管理している方
- 有料版のWPFormsを導入されている方
- 当社にWPFormsを利用したフォームコンテンツ制作を依頼された方
- 設定で「Wordpressにエントリーを保存しない」をOFFにしている方
このページでは、WordpressプラグインのWPForms(有料版)使ったフォームコンテンツから送信されたメールをWordpressの管理画面から管理する方法を説明します。WPForms(有料版)では、送信者(問い合わせした人)のメールを管理者宛のメール・送信者への自動返信メールを送信するだけでは無く、その内容をWordpressのDBに保存されます。この保存された各メールをWordpressの管理画面で閲覧、管理する機能が備わっています。
WordPressに保存しない事も可能
送信内容は、必ずWordpressに保存されると言う訳ではございません。任意で保存しない様に設定する事も出来ます。そのフォームの設定で「Wordpressにエントリーを保存しない」をONにすると、保存されません。
当社でWebサイト制作された方は、出来る限り※の情報漏洩対策を設定していますが、Webサイトからの情報漏洩を心配される場合は、保存しない設定にしてください。但し、管理上の不便や、送信者向けの自動返信メールでの不都合が生じる場合もございます。
※その環境で出来るセキュリティ対策を納品時のみ設定しており、必ずしも強固な情報漏洩対策を補償している訳ではございません。予算や企業規模、Webサイトの目的に応じて適切なセキュリティ対策をご提案しております。
このページでは「問い合わせ」としていますが、フォームの利用目的によって名称は変わります。
このページでは、フォームコンテンツをイメージしやすい様に「問い合わせ」を例にしていますが、WPFormsは様々なフォームコンテンツに利用できます。例えば採用応募、プレゼント応募、アンケートなど利用目的はアイデア次第です。ECサイト用のCMS・プラグインの様に商品販売に特化したものではございませんが、WPFormsでも使い方によっては「物やサービスを販売する」事も可能な機能(決済機能もあり)があります。
問い合わせ管理画面(エントリー画面)で問い合わせを管理
問い合わせ一覧での操作
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左メニュー(上メニュー)から「WPForms」→「エントリー」をクリック
左メニューから 
上メニューから 
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目的フォーム名をクリック
エントリーのページが表示されたら、目的フォームをクリックします。
WordPressに保存しない設定にしたフォームは、フォーム名は表示されますがフォームからの送信があっても記録されてません。
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目的フォームの問い合わせ一覧が表示。
個別問い合わせの操作は、右側の操作から
表示 その問い合わせの送信内容を確認(内容確認・メモの追加・CSV、エクセルシートでダウンロード、再度送信)する事が出来ます。詳しくはこちら 編集 その問い合わせの送信内容を編集(内容の変更・追記)する事が出来ます。 スパム その問い合わせをスパムとして分類が出来ます。スパムとして分類しても、そのメールアドレスを次回受け取らないという事ではございません。単純にリストから消えてスパムに移動するだけです。 ゴミ箱 その問い合わせを削除します。Wordpressの投稿はゴミ箱に移動しても復活する事が出来ますが、WPFormsの場合は添付されたファイル、ログ記録も完全に削除されるのでご注意ください。
削除する前に以下の警告が表示されます。 
スター付・未読に分類
重要なメールなどはスター付のラベル付けが出来ます。個別メールの左の★をクリックすると、オンオフの切替が出来ます。
一度「表示し」たメールは、既読になりますが〇をクリックすると、未読に変わります。
これらの操作で、以下の分類「未読」「スター付き」のみの一覧表示ができます。
分類された一覧を表示
WordPressの記事一覧と同様に、この部分で「すべて(スパム以外)」「未読」「支払い」「スター付き」「スパム」に分類された一覧を表示できます。
一括操作
WordPressの記事一覧と同様に、チェックした問い合わせを一括操作ができます。
1.一括操作ものをチェック 
2.一括操作する操作を選択 
3.適用をクリック 
問い合わせデータを全てCSV、エクセルシートでエクスポート
問い合わせデータを一括でCSV、エクセルシートでエクスポートする事が出来ます。個別に選択したものだけ抽出という事は出来ませんが、含める情報の選択、エクスポート対象の期間を指定する事が出来ます。CSVファイルで取り出せる事で、CRM(顧客管理システム)と連携できたり、エクセルで管理する事が可能です。
問い合わせ検索
問い合わせを検索して一覧表示します。膨大な問い合わせデータから目的の問い合わせを探すのに便利です。
1.フィールド(情報の種類)を選択 
2.フィールドとキーワードの関係を選択 
「＝」は、キートワードと等しいものを検索したい場合に指定します。「≠」は不等号、not equalの意味で、等しくないものを検索したい場合に指定します。
3.キーワード入力して検索クリック 
利用例 添付のある問い合わせのみ抽出する場合
左のフィールドを「ファイルアップロード(それに該当するフィールド名」、中を「≠」、右を「空」とする事で、添付付問い合わせのみ一覧表示できます。
個別の問い合わせでの表示と操作
一覧画面より個別問い合わせの「表示」をクリックすると、管理者宛に送信された内容が管理画面でも確認ができます。
各種操作
| CSVのエクスポート | この問い合わせのみCSV形式でダウンロードできます。他の問い合わせも全てダウンロードしたい場合は、こちらの方法です。 |
|---|---|
| エクセルシートのエクスポート | この問い合わせのみエクセルシート(xlsx形式)でダウンロードできます。他の問い合わせも全てダウンロードしたい場合は、こちらの方法です。 |
| 通知を再送 | この問い合わせをメール再送する事ができます。但し、再送すると管理者宛だけでは無く、顧客(送信者)にも送信されますのでご注意ください。 |
| スター、未読としてマーク、スパムとしてマーク | 一覧でのマーキングと同じです。 |
| エントリーを削除 | その問い合わせを削除します。一覧のゴミ箱同様、WPFormsの場合は添付されたファイル、ログ記録も完全に削除されるのでご注意ください。 |
| 印刷 | この問い合わせを印刷用の画面に表示できます。詳しくはこちらをご覧ください。 |
| 位置情報 | [プロ版以上で利用可] 送信者が送信時にどの場所から送信したのか?をおおよその位置でGoogleマップを使って表示されます。(送信者IPアドレスから特定しているので、正確ではない場合もあります。)この機能は、フォーム入力側の機能も付属しており住所入力時に、Google Places API を利用した オートコンプリート機能が使える様になります。 |
|---|---|
| ユーザージャーニー | [プロ版以上で利用可] 送信者がフォームまでにどのサイトから入ってきたか?どのページを経由してきたか?を記録する機能です。Googleアナリティクスでも同じような分析は可能ですが、WPFormsのユーザージャーニーとは目的が違います。Googleアナリティクスの場合は、サイト全体のユーザー行動を「統計的」に見るツールですがユーザージャーニーは、個別の問い合わせに至った人の行動を「1件ごとに」見るツールです。 |
| ログ | その問い合わせが、いつ送信されたのか?だけでは無く、その問い合わせについてこの管理画面で、誰が見たか?マーキングしたか?編集したか?を記録する機能です。複数スタッフ(それぞれ異なるWPユーザー)が問い合わせを管理している場合の、責任の所在を明確にする事が可能です。 |
添付ファイルを表示、ダウンロード
フォームに添付ファイルアップロードする機能がある場合は、個別のエントリー画面でリンクとして表示されます。
リンクをクリックした後の挙動は、添付ファイルの保護設定によって異なります。
添付ファイルのメディアでの閲覧
フォーム側の設定(制作時に希望を聞きます)によって「添付ファイルのメディアに保存」を選択して場合は、Wordpressの標準機能である「メディア」から閲覧する事が出来ます。メディア保存をONにしていない場合は、アップロードフォルダの/wpforms/内に保存されます。
メモの追加
個別の問い合わせに対してメモを残しておく事が可能です。例えば、その問い合わせに対しての対応記録などを履歴として残すなどの活用方法があります。1つだけでは無く、複数のメモ追加が出来ます。
編集者名が表示(WPユーザー)されるので、複数スタッフ間のやり取りにも利用できます。
一度追加したメモは、削除は出来ますが再編集は出来ません。
「メモを追加」クリックで、エディターが表示されますので、メモを編集します。
文字は簡単な装飾①が可能です。また、元に戻す・進む②、テキストを選択して③をクリックすると、リンクが設定できます。
入力し終わったら「メモを追加」をクリックします。
印刷
個別の問い合わせを印刷用に表示する事が出来ます。
1.操作から「印刷」をクリックします。
2.印刷用の画面で表示されます。再度「印刷」クリックでブラウザの印刷画面が表示されます。右上の「歯車」クリックすると、表示オプションが表示されます。
3.表示オプションは、全てオフになっていますので、各オプションをクリックするとオンになり、印刷画面表示が変化します。
追加したメモも、印刷画面に表示できます。「注釈」をオンにしてください。
4.追加したメモが印刷画面に表示されます。
